إحدى أكبر الثورات التجارية في التاريخ تحدث في الوقت الحالي: التحول الرقمي للشركات عبر الصناعات. البيئة الرقمية تتيح الفرص للجميع، سواء كانت المنظمات الصغيرة أو الكبيرة، لأنها متاحة للجميع. لقد وجدت المنظمات في الابتكار محركًا جديدًا للطريق نحو النجاح.
لتحقيق هذا الهدف، يجب على الشركات الاستثمار في التقنيات الناشئة، واحتضان الابتكار، وتعظيم قدرتها على التكيف في جميع مستويات أعمالها، وخاصة فرقها التنفيذية. التحول الرقمي هو الفرصة الاستراتيجية لدمج التقنيات والعمليات الجديدة بحيث تصبح الأعمال أكثر كفاءة ومنفتحة على الفرص الجديدة. الشركات مثل فيسبوك وواتساب أصبحت من أكبر الشركات في العالم في أقل من عقد من الزمن بفضل التكنولوجيا الرقمية.
ما هو الطريق نحو رقمنة الاجتماعات؟
إدارة الاجتماعات الرقمية تكتسب مساحة في مجال إدارة الاجتماعات لجميع الشركات حول العالم. إمكانية تطبيق التقنيات الجديدة على الاجتماعات التقليدية ليست فكرة جديدة. العديد من المنظمات قد اتخذت خطوة نحو غرفة الاجتماعات الرقمية عبر إرسال مستندات المجلس عبر البريد الإلكتروني بصيغ PDF أو السماح للأعضاء بالوصول إلى خدمة مشاركة الملفات أو خدمة سحابية عامة (مقارنةً بخدمة بوابة المجلس المستضافة بشكل خاص). ومع ذلك، كانت هذه بمثابة أول موجة تكنولوجية. الآن، لدينا حلول رقمية محددة تدمج كل شيء في منتج واحد فقط.
بغض النظر عن الهدف الرئيسي، سواء كان الكفاءة أو تقليص التكاليف، يمكن أن تتضمن الرقمنة إعادة تصميم العمليات وإعادة تعريف الأدوار والوظائف. وهذا لا يشمل فقط أخذ ثقافة وهيكل المنظمة في الحسبان، ولكن بشكل أساسي، مرافقة الأشخاص والفرق في تطوير مهارات جديدة.
تجلب الأدوات الرقمية فوائد واضحة لكل من المديرين الإداريين والمجلس، وهي أصول قيمة لاجتماعات المجلس. أولاً، مع تطور استخدام أجهزة الكمبيوتر اللوحية مثل الآيباد بين العديد من مديري الشركات، هناك فرصة لاستخدام التطبيقات الرقمية لجعل اجتماعات المجلس أكثر كفاءة وتنظيمًا وإنتاجية.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد الحلول الرقمية في معالجة التحديات الرئيسية التي تواجهها المجالس اليوم؛ مثل ضمان تحضير الاجتماعات وتوفير المواد المقرؤة مسبقًا في وقت أقل وبطرق أبسط، بدلاً من النهج الورقي. يمكن تجميع مواد الاجتماع في حزم للمجلس في دقائق، مما يوفر عدة أيام من العمل والوقت للمسؤولين، ويوفر عشرات الآلاف من الدولارات سنويًا في تكاليف الطباعة والتجليد وتوزيع نسخ المجلس الورقية.
ميزة أخرى من الحلول الرقمية للمجلس هي زيادة المرونة، لأنها تسهل تحسين وتعديل وإضافة أو تحديث المستندات. المديرون دائمًا ما يعرضون النسخة الأحدث. واحدة من أكبر الأخطاء التي يرتكبها معظم الرؤساء التنفيذيين هي قضاء الوقت أثناء الاجتماعات لتقديم التحديثات. بينما يعد تحديث المجلس أمرًا بالغ الأهمية، يمكن إرسال هذه التحديثات مسبقًا بحيث يُقضى الوقت فقط في مناقشة خطط العمل. إرسال التحديثات مسبقًا يعطي أيضًا لأعضاء المجلس وقتًا لاستيعاب المعلومات والتفكير في القضايا، وبالطبع، نعلم أن أي اجتماع يكون أكثر فائدة عندما يأتي الجميع مستعدين!
بالإضافة إلى ذلك، يمكن الوصول إلى المشاركين في الاجتماعات، ويمكنهم الوصول إلى ملفاتهم في أي وقت ومن أي مكان؛ يمكن للمسؤولين مراقبة ما إذا كانت المعلومات التي تم إرسالها للمشاركين قد وصلت إليهم بالفعل. بالإضافة إلى مشاركة حزم المجلس بشكل آمن، تتكامل تكنولوجيا بوابة المجلس بسلاسة مع التقويمات والبريد الإلكتروني للتصويت والموافقات، مما يلغي الحاجة إلى توزيع حزم المجلس عبر البريد.
تسمح الحلول الرقمية أيضًا للمجالس بمشاركة المعلومات والتعاون بسهولة. يمكن للمديرين مشاركة آرائهم بشكل خاص ووضع ملاحظات على مستندات PDF باستخدام التسليط الضوئي والملاحظات اللاصقة والملاحظات الصوتية. بالإضافة إلى ذلك، تتكامل بسلاسة مع التقويمات والبريد الإلكتروني للتصويت والموافقات.
تحسين الكفاءة والإنتاجية في اجتماعات المجلس وتعزيز التعاون
Bviser هي خدمة قائمة على الاشتراك توفر حلًا للتعاون في اجتماعات المجلس واللجان. تساعد المستخدمين في تقليل الاتجاه نحو استخدام الورق وإدارة الاجتماعات بطريقة فعالة. إنها أيضًا حل يجمع بين خصائص الاجتماعات الرقمية والمستندات، وتحول الأنظمة الإدارية والتنفيذية إلى اجتماعات رقمية آمنة للغاية، وتحول أجهزة المسؤولين إلى كتب مجلس رقمية آمنة.
تتيح الميزات الجديدة للمجالس فرصة جعل الاجتماعات أكثر تحضيرًا وبالتالي أكثر كفاءة. على سبيل المثال، تجعل Bviser من الممكن للمديرين استطلاع آراء أعضاء المجلس بشأن الأفكار قبل الاجتماعات. يتيح ذلك للمديرين قياس الآراء حول المقترحات قبل الاجتماعات. يمكن للمديرين والتنفيذيين بعد ذلك تحضير الردود وعقد الاجتماعات بفهم راسخ للحالة الحالية.
