عند إدارة الأعمال، يعتبر أحد العوامل الرئيسية لنجاحها هو الحوكمة المؤسسية للمنظمة. ومن الأمور الأساسية في ذلك هي القرارات والتوجيهات التي يصدرها مجلس الإدارة، وبالتالي، اجتماع مجلس الإدارة.
في هذه المقالة، سنتناول ما الذي يسهم في نجاح مثل هذه الاجتماعات، وكيف يمكن للمنظمة تنظيمها.
عندما تنخرط المنظمة في الحوكمة المؤسسية، يعد من الجوانب الأساسية لذلك عقد اجتماعات منتظمة لمجلس الإدارة. على الرغم من أن كل رئيس يدير قسمه الخاص، إلا أن هناك الكثير من الأمور المتعلقة باجتماعات المجلس تتجاوز ما يظهر للعيان. تعقد الاجتماعات لتجتمع الإدارة العليا معًا للتعامل مع القضايا أو الأمور التي تحتاج إلى اهتمامهم على مستوى الشركة. مع التخطيط والتنفيذ المناسبين، ستكون الشركة قادرة على التغلب على التحديات وتحقيق المعايير التي وضعتها. وبالتالي، هناك العديد من النقاط التي يجب على الشركة أخذها في الاعتبار لتنظيم اجتماعات مجلس إدارة ناجحة.
بشكل أساسي، يتكون اجتماع المجلس من مناقشات رئيسية واتخاذ قرارات من قبل التنفيذيين والمجلس حول أداء الشركة والقضايا الحرجة والأهداف الاستراتيجية. لضمان النجاح، يجب أن يتم أخذ كامل دورة الاجتماع من التحضير إلى ما بعد الاجتماع في الاعتبار.
إعطاء إشعار مسبق لأعضاء مجلس الإدارة
أهم جزء في اجتماعات المجلس هو حضور أعضاء المجلس والمساهمين. نظرًا للجدول الزمني المعتاد لأعضاء المجلس، يجب تحديد الاجتماعات مسبقًا لتجنب أي تعارضات. علاوة على ذلك، يحتاج الأعضاء إلى وقت كافٍ لمراجعة الحزم الخاصة بالمجلس والتحضير للاجتماع. عدم القيام بذلك قد يؤدي إلى جلسات غير مُطلعة وغير منتجة. ولذلك، لكي يكون الاجتماع ناجحًا، يجب على المنظمين التأكد من إعلام الحضور في الوقت المناسب وتزويدهم بجميع الوثائق ذات الصلة قبل الاجتماع الفعلي.
من أجل إدارة هذه العملية قبل الاجتماع بشكل فعال، سيجد المنظمون أن حلول اجتماعات المجلس ستكون مفيدة للغاية. باستخدام مثل هذه الحلول، يمكن للمنظمين إرسال وإدارة الدعوات بسهولة، بالإضافة إلى تجميع وتوزيع الحزم الخاصة بالمجلس بكل يسر. من خلال حل مشكلة اللوجستيات المتعلقة باجتماعات المجلس، توفر هذه الأدوات الوقت والموارد الثمينة للشركات. ستساعد الأدوات الرقمية بشكل كبير في ضمان التحضيرات الفعالة للنقاط الرئيسية، والأدوات التقديمية التفاعلية، والوثائق التي ستؤدي إلى اجتماع أكثر نجاحًا وفعالية.
إعداد جدول أعمال اجتماعي للمجلس بشكل جوهري
من البديهي أن كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال. ومع ذلك، يجب على المنظمين التأكد من أن الجدول يتضمن القضايا الهامة التي تحتاج إلى انتباه المجلس. في الوقت نفسه، يعني إعداد جدول الأعمال أيضًا إعداد الوثائق والمواد الداعمة لمراجعتها من قبل الأعضاء. يحتاج الأعضاء إلى هذا لفهم سياق كل قضية وبالتالي إبداء ملاحظاتهم أثناء الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، سيكون أعضاء المجلس قادرين على إبراز جوانب المواد التي تحتاج إلى المناقشة قبل الاجتماع.
كونك قادرًا على الحصول على جدول أعمال جوهري ومنظم سيضمن مناقشات منتجة ويقلل من التشتت مثل الخروج عن الموضوع، والحديث الجانبي، والثرثرة غير الضرورية.
تعزيز المشاركة العالية في الاجتماعات
يعد اجتماع المجلس بمثابة مساحة لمناقشة القضايا والمشاكل المتعلقة بالإدارة العليا التي يجب معالجتها من قبل التنفيذيين في الشركة. وبالتالي، فإن عقد اجتماع مجلس ناجح يعني خلق بيئة تفاعلية حيث يمكن للأعضاء تبادل وجهات النظر المختلفة، والأفكار، والحلول المتعلقة بالموضوع المطروح. ومع ذلك، قد يكون هذا تحديًا خاصة عند عقد اجتماعات افتراضية أو عن بُعد. في هذه الحالة، تكون منصات اجتماعات المجلس التي تقدم أدوات تعاون إضافية، مثل ميزات مؤتمرات الفيديو، مفيدة بشكل خاص.
يجب ألا يكون اجتماع المجلس مجرد عرض من جانب واحد، بل ينبغي أن يثير مناقشة تعاونية، مع تبادل الرؤى من جميع أعضاء المجلس المعنيين حول الموضوع المطروح.
إعداد قرار للقرارات المؤسسية
سمة أخرى من سمات الاجتماع الناجح هي التوثيق المناسب. إن إعداد القرار ينظم عملية الاجتماع حيث يوثق القضية التجارية، ويعدد قرارات المجلس، ويتضمن توقيع الأعضاء. كما تصبح القرارات أداة لمتابعة الأنشطة المؤسسية سواء القديمة أو الجديدة. عندما يتم توثيقها بشكل صحيح، تكون القرارات ذات قيمة عند التخطيط لاجتماعات مستقبلية وتحديد الأهداف والاستراتيجيات الجديدة للشركة.
نظرًا لأهمية إجراءات اجتماعات المجلس، يجب على المنظمات التأكد من أنها تديرها بشكل جيد. حيث أن العمليات الكاملة للشركة غالبًا ما تعتمد على قرارات المجلس، يجب تحضير هذه الاجتماعات بشكل دقيق. نظرًا للعديد من الأمور على المحك، يجب على الشركات تقييم ما إذا كانت تلتزم بأفضل الممارسات في إجراء مثل هذه الاجتماعات. في الوقت نفسه، يجب عليها التحقق مما إذا كانت تمتلك الميزات والأدوات والتكنولوجيا اللازمة لإجراء هذه الاجتماعات بشكل فعال وكفء.
