تواجه مجالس الإدارة في الوقت الحالي ضغوطًا مستمرة لزيادة الكفاءة، وهي مسؤولة عن الإشراف على مجموعة متزايدة من القضايا، وقد زادت التحديات التي يواجهها أعضاء المجلس مؤخرًا بسبب أزمة جائحة كوفيد-19.
لتجاوز هذه التحديات والتعامل مع العالم الهجين الجديد، بدأت الغالبية العظمى من الشركات بالفعل في تحويل مجلس الإدارة إلى الوضع الرقمي – وهو الخطوة الأولى نحو مستقبل ناجح. ومع ذلك، فإن التحول الرقمي (من الورق إلى الرقمية) لا يكفي. إذ أن استخدام الأدوات الرقمية داخل المجلس يمكن أن يسبب مشاكل، مثل العمل في صوامع ووجود ثغرات أمنية. الحل الوحيد القابل للتطبيق لمستقبل الحوكمة هو تحويل مجلس الإدارة رقميًا بشكل كامل بطريقة مركزية وآمنة ومتوافقة وفعّالة.
يأتي استخدام بوابة المجلس مع العديد من المزايا، بما في ذلك:
- تنظيم الاجتماعات بشكل مركزي وأكثر كفاءة.
- تسريع إنشاء وتوثيق وتوزيع الوثائق (بما في ذلك الأجندة والمحاضر).
- تحسين السيطرة على الوثائق والمعلومات وضمان الأمان.
- التواصل الشفاف وغير المتزامن بين أعضاء المجلس.
- تبسيط إعداد مستندات المجلس (مثل المحاضر) وفقًا للمعايير التنظيمية.
- تمكين أعضاء المجلس من الوصول إلى المعلومات الحالية والسابقة من أي مكان وفي أي وقت.
- إمكانية البحث في السجلات المؤرشفة للمجلس.
- تحسين اتخاذ القرارات والتنفيذ وتتبع المهام والحوكمة.
- تقليل استخدام الورق والنفايات.
بالنسبة لأي مجلس إدارة، سواء كان خاصًا أو عامًا أو غير ربحي أو حكومي، فإن الحل المتكامل للحوكمة مثل بوابة المجلس يمكّن المنظمة من التعامل مع أي تحدي أو أزمة أو فرصة بمرونة ودقة استراتيجية. كما أن مثل هذه البرمجيات لمجلس الإدارة ضرورية لضمان رؤية شاملة للحوكمة، وتقليل المخاطر، والامتثال التنظيمي.
